Archivo Judicial

Según el artículo 455 del Código Orgánico los tribunales, le corresponden las siguientes funciones:

• Custodiar los procesos afinados que se hubieren iniciado ante los jueces de letras que existan en la comuna o agrupación de comunas, o ante la Corte de Apelaciones o ante la Corte Suprema, si el archivero lo fuere del territorio jurisdiccional en que estos tribunales tienen su asiento.
• Custodiar los procesos afinados que se hubieren seguido dentro del territorio jurisdiccional respectivo, ante jueces árbitros.
• Custodiar los protocolos de copias de escrituras públicas otorgadas en el territorio jurisdiccional respetivo.
• Guardar con el conveniente arreglo los procesos, libros de sentencias, protocolos y demás documentos de su oficina, sujetándose a las órdenes e instrucciones que la Corte o Juzgado respectivo les diere sobre el particular.
• Facilitar a cualquier persona que lo solicite el examen de los proceso, libros o protocolos de su archivo.
• Dar a las partes interesadas, con arreglo a la ley, los testimonios o copias que pidieren de los documentos que existieren en sus archivos y los certificados que se les pidan; además de poner, a petición de parte, las respectivas notas marginales en las escrituras públicas.
• Formar y publicar, dentro del término que el presidente de la República señale en cada caso, los índices de los procesos y escrituras con que se instale la oficina, y en los meses de marzo y abril, después de instalada, los correspondientes al último año.

Entre otras de las funciones que tienen los archiveros, se desprende que algunas de ellas son claves para la obtención de la documentación que se requiere en forma previa a la concreción de una operación inmobiliaria. Así, por ejemplo, en caso de necesitarse copias de una escritura que haya sido otorgada hace más de un año, debemos solicitarla en el Archivo Judicial respectivo y no en la notaría donde se otorgó. En caso contrario, esto es, si la escritura se otorgó hace menos de un año podemos obtener copia de la misma en la notaría respectiva. Lo anterior porque los notarios deben entregar al archivero judicial que corresponda, los protocolos a su cargo, que tengan más de un año desde la fecha de cierre, y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años.

¿Qué comunas atiende el Archivero Judicial de Santiago?

En el caso de Santiago, el Archivero Judicial atiende a las comunas de: Cerrillos, Cerro Navia, Colina, Conchali, Estación Central, Huechuraba, Independencia, La Florida, La Reina, Lampa, Las Condes, Lo Barnechea, Lo Prado, Macul, Maipú, Ñuñoa, Peñalolen, Providencia, Pudahuel, Quilicura, Quinta Normal, Recoleta, Renca, Santiago, Til Til y Vitacura.

¿Puedo revisar una Escritura en el Archivo Judicial?

La oficina del Archivero se encuentra abierta a todas las personas. Los libros que en esta oficina se llevan son esencialmente públicos, por consiguiente, está permitido a cualquier persona consultarlos en la misma oficina y tomar los apuntes que crea convenientes. Sin embargo, puede ocurrir que dichos libros sean requeridos para una copia y por lo tanto, no se encuentren disponibles en un momento determinado. Por esta razón, las consultas a éstos deben ser breves, con el objeto de devolverlos a su lugar de origen donde permanentemente se encuentran ocupados para estampar notas que afectan a las inscripciones que contienen.

¿Cómo solicitar una copia de escritura en el Archivo Judicial?

Actualmente, es posible realizar la solicitud de documentos al archivo judicial, de manera virtual y presencial. En caso de la solicitud de copias de escrituras online se deberá contar con el nombre de la Notaría en que fue suscrita, fecha de la escritura, tipo de escritura y el nombre de los contratantes.

¿Cómo solicitar una nota a una copia de escritura?

Antes de solicitar una Nota deberá saber a que archivero judicial corresponde según la notaría donde hizo su escritura. Una vez conozca el archivero que le corresponde, deberá llevar los documentos originales o copias autorizadas. Existen diferentes tipos de Nota:

• Nota con Rectificación: Esta Nota permite corregir errores en un Documento, por ejemplo; Número de Foja, Rol, Rut, etc.
• Nota de Modificación: Esta Nota permite la modificación Total o Parcial en un Documento.
• Nota de Medida Precautoria: Esta Nota deja congelado por un tiempo un Documento.
• Nota de Resolución Judicial: La Corte es la encargada de oficializar el tipo de Nota que se debe aplicar al Documento.
• Nota de Revocación: Esta Nota permite revocar un poder asignado en un Documento.

¿Puedo revisar un testamento en el Archivo Judicial?

Para averiguar si alguien ha dejado un testamento debe solicitar al Archivo Judicial de Santiago un Certificado de Ultima Voluntad. Para solicitar este certificado usted debe traer un Certificado de Defunción de la persona que deja el testamento y llenar un formulario que el Archivo Judicial de Santiago le entrega. Este Testamento puede ser Abierto o Cerrado.

• Testamento Abierto significa que es un testamento de acceso público y puede ser solicitado en el mesón del Archivo Judicial de Santiago.
• Testamento Cerrado no es de acceso público y se encuentra en la notaría indicada en el Certificado de Ultima Voluntad.